בעידן הדיגיטלי שאנו חיים בו כיום עבור רבים זה נראה טריוויאלי שאנשים יעשו שימוש בטכנולוגיות מתקדמות, מערכות וכלים טכנולוגיים ואינטרנטיים על מנת לנהל את העסק, הלקוחות והמשימות שלהם. לצערנו הרב זה לא כך באמת ומרבית בעלי העסקים הקטנים עדיין עושים שימוש בקבצי אקסל, פתקים ודואר אלקטרוני על מנת לנהל את העסק. לא רק שזה מציג אותם באור פחות מקצועי, הרי שזה גם פחות אפקטיבי, סוחב יותר זמן עבודה ומבזבז לכם יותר כסף. אז מדוע אנשים עדיין עושים שימוש באקסלים ואיך נדע מתי לעבור מאקסל למערכת CRM? כל התשובות לפניכם.

מדוע אנשים עדיין עושים שימוש באקסלים ורישומים ידניים?

ככל שהעסק גדל כך עולה הצורך בשימוש במערכות טכנולוגיות מתקדמות כמו מערכת CRM למשל, אולם בקרב עסקים קטנים המעוניינים לחסוך בעלויות בכל דרך אפשרית – השימוש בכלים חינמיים כמו אקסל ודואר אלקטרוני יכול להיות קורץ במיוחד. עם זאת, ככל שהעסק צומח, בעל העסק מתחיל להעסיק עובדים, יש יותר לקוחות ויותר מידע שצריך לארגן ולסנכרן במקום אחד – מה שהופך את העבודה הידנית או עם קבצי האקסל למסורבלת יותר ומצריכה מעבר למערכת אחת גדולה ומסודרת שתרכז את המידע.

אז מתי נדע שצריך לעבור מאקסל למערכת CRM?

#1 – כשהעסק נמצא בצמיחה – כשמתחילים להצטבר יותר לקוחות, ההכנסות גדולות ויש צורך ביותר עובדים זה אומר שהעסק שלכם בצמיחה. ברכות על זה! כעת הגיע הזמן לנטוש את שיטות העבודה המיושנות, המסורבלות וגוזלות הזמן, ולרכז את כל המידע שלכם במערכת CRM מתקדמת שתוכלו לגשת אליה מכל מקום ובכל זמן, תגבה עבורכם את המידע באופן אוטומטי, תסנכרן את כל המידע אודות העסק שלכם, הקמפיינים, הלקוחות, העובדים והמשימות שיש לבצע – במערכת אחת ותאפשר לכם להעניק גישות לכל סוג משתמש בהתאם לתפקידה/מחלקה/פרמטר אחר.

#2 – שימוש בגיליונות רבים של אקסל – תוכנת האקסל הינה תוכנה נהדרת והיא טובה למגוון דברים, אולם אם אתם רוצים לנהל עסק בהצלחה אי אפשר להסתמך על קובץ אקסל. במיוחד כאשר אלה מתחילים להתרבות ואינכם שולטים כבר בכמות המידע והקבצים שצריך לעקוב אחריהם.

#3 – דוחות ידניים – איסוף מידע ויצירת דוחות ידניים צריכים להיות עבודות גיבוי רק במקרה של תקלת תקשורת חמורה במחשבי הארגון, בשרתי האחסון של החברה המפעילה את מערכת ניהול הלקוחות שאתם משתמשים בה או כאשר מדובר בתקלה כלל עולמית. אחרת, אין סיבה לעבוד עם כתיבת נתונים ידנית או להפיק דוחות ידניים ולבזבז זמן עבודה יקר.

#4 – עדיין מסתכלים על גיליונות אקסל לאיסוף מידע? – נניח מתקשר לקוח אל החברה, כיצד אתם מעלים את המידע של הלקוח בזמן אמת בשיחה? מחפשים גיליון אקסל ומשאירים את הלקוח על הקו? מחפשים אחר מידע כלשהו בארגון שלכם, בנוגע ללקוח, לעובד או אפילו לקמפיין מסוים שעשיתם בעבר ומתחילים לעבור על האקסל כדי למצוא את המידע? עבודה עם מערכת CRM מסודרת תספק לכם את המידע תוך שניות בודדות ותחסוך לכם זמן עבודה יקר.

#5 – אין אבטחה/גיבוי נתונים – עבודה עם קבצי אקסל לא תהיה מאובטחת כיוון שניתן לחשוף, להעתיק ולשתף את קובץ האקסל עם כל המידע בקלות דרך המייל. כמו כן המידע לא יהיה מגובה ומאובטח. פריצה למחשב יכולה לאתר את המידע והקבצים בקלות. במקרה של מחיקת הקבצים או בעיה במחשב לא תהיה לכם אפשרות לשחזר את הקבצים ללא גיבוי. מערכת CRM תגבה לכם אוטומטית את המידע ופועלת בענן, כך שתוכלו לגשת אל הנתונים או לשחזר אותם מכל מקום ובכל זמן במידת הצורך.

רוצים להתאים מערכת CRM לעסק שלכם? צרו קשר באתר או בטלפון ונשמח לעמוד לשירותכם.