ההתקדמות הטכנולוגית עוזרת לנו מצד אחד לפתור בעיות חדשות ולשכלל תהליכי עבודה באינספור בתי עסק ותחומים שונים בחיינו. מצד שני, ככל שהטכנולוגיה מתקדמת כך השימוש בה עשוי להפוך למסובך ומורכב יותר. בין אם מדובר על מערכת מסוימת שצריך להכשיר את העובדים שלכם לעבוד עמה, דרך אתר אינטרנט המכיל פונקציות מסוימות למשתמשי קצה שאתם רוצים שהם ידעו מה לעשות באתר ועוד. השימוש בטכנולוגיה חדשה עשוי לאתגר את המשתמשים במערכת/באתר/בכלי מסוים ולכן ניהול מאגר מידע פנימי יהיה קריטי לכל ארגון.
כיצד עוזר לנו מאגר מידע פנימי ומה הוא כולל?
ניהול מאגר מידע פנימי בארגון שלכם יוכל לעזור גם ללקוחות שלכם וגם לעובדים שלכם. תוכלו להדריך אותם על השימוש הנכון במערכת ובכלים השונים בה, לפשט עבורם את אופן השימוש ולספק להם תמיכה אוטומטית בכל זמן שיצטרכו, גם מעבר לשעות הפעילות, באמצעות מאמרים וסרטוני הדרכה שיהיו זמינים עבורם 24/7 במערכת. באמצעות מאגר מידע זה יוכלו המשתמשים להפיק את המיטב מהמערכת והשימוש בה מה שיספק לכם יתרונות רבים ומשמעותיים בהם.
היתרונות של ניהול מאגר מידע פנימי לצרכי תמיכה בלקוחות:
- הדרכה זמינה – לא תצטרכו לספק תמיכה אנושית 24 שעות ביממה אך עדיין תוכלו לספק את התמיכה הזו באמצעות סרטונים או מאמרי הדרכה במאגר התמיכה, שיעמדו לרשות משתמשי הקצה בכל צורך. לדוגמה: באתר של קופת חולים שבו אפשר להזמין תור לרופא המשפחה או לרופא מומחה, ייתכן והלקוח הממוצע לא ידע כיצד להזמין תור. הוא יכנס למאגר המידע ולסרטון הדרכה בנושא ויצפה בדיוק כיצד לבצע את הפעולה הזו במהירות ובקלות דרך האתר. אין צורך בהדרכה מסורבלת בטלפון או בזבוז זמן עבודה יקר של העובדים.
- לפשט את התהליכים – נניח שיש ברשותכם מערכת הכוללת מגוון כלים. מאגר המידע יוכל לספק למשתמש הקצה את ההדרכה האופטימלית לשימוש נכון ויעיל בכלים, כך שהוא ידע בדיוק איך להגדיר את ההגדרות בכלים ובמערכת, איזה מידע למלא והיכן להגיע בכל שלב בעבודה עם הכלי.
היתרונות של מאגר מידע פנימי להדרכת העובדים שלכם:
- מאגר מידע מרכזי – שיספק לעובדים שלכם את כל המידע שהם יזדקקו לו בנושא החברה, אופן ההתנהלות מול הלקוחות או כל דבר אחר שאתם רוצים לספק בצורה זמינה ונגישה לעובדים שלכם. לדוגמה: איש מכירות שבמהלך שיחה עם לקוח יוכל לבדוק במאגר המידע מק"טים של מוצרים ועד חוקים שונים בנושא החזרים וביטול עסקה.
- הכשרות לעובדים חדשים – משקיעים זמן רב ומשאבים בגיוס עובדים חדשים לארגון שלכם? באמצעות מערכת CRM מסודרת ובה מאגר מידע מקצועי ומלא תוכלו לספק לעובדים החדשים את כל ההכשרה המקצועית שהם זקוקים לה במקום מסודר אחד. מאמרי מידע, כלים, סרטונים, תסריטי שיחה, קבצים שונים, תבניות עבודה ועוד. כל אלה יהיו זמינים לשימוש ולימוד העובדים החדשים וישפרו את תהליכי ההכשרה שלהם, יחסכו לכם ולמנהלים שלכם זמן עבודה יקר ועוד.
- ריענון נהלים ומידע לעובדים ותיקים.
כיצד נוכל ליצור מאגר מידע פנימיים איכותיים לעסק שלנו?
הדרך הטובה ביותר לייצר מאגר מידע פנימי ואיכותי לעסק שלנו היא באמצעות מערכת CRM מקצועית ומתקדמת. במערכת זו תוכלו לרכז מאמרי מידע, סרטוני הדרכה וקבצים שונים שיהיו זמינים במאגר אחד מסודר לעובדים שלכם בכל שלב במהלך היום ומכל מקום ממנו יש להם גישה למערכת. תוכלו להעלות לשם מדריכים שונים לגבי השימוש במערכת הCRM של החברה, לגבי תהליכי מכירה, תהליכי עבודה, נהלים, טיוטות, הסברים על מונחים טכניים, צילומי מסך, קייס סטאדיס, מידע פנימי חשוב, מקרים נפוצים של טיפול בהתנגדויות לקוח, חידודים לגבי נהלים שונים ועוד.
לסיכום; ניהול מאגר מידע פנימי הוא חשוב מאוד להתנהלות השוטפת של הארגון שלכם ולהצלחה לו. באמצעות מאגר מידע זה תוכלו לסייע לעובדים שלכם לשפר את תהליכי העבודה, לחדד את הנהלים ולסייע בהכשרת העובדים שלכם. אנו בטופמי נשמח לסייע לכם בבניית אסטרטגיה נכונה לבניית מאגר המידע הפנימי שלכם, לבחירת מערכת הCRM המתאימה ביותר לצרכים שלכם והטמעה בארגון שלכם בצורה הטובה ביותר. לפרטים נוספים צרו קשר באתר או בטלפון ונשמח לעמוד לשירותכם.