אחד המאפיינים הגדולים ביותר בעידן המודרני הוא המהירות שבה דברים מתבצעים. כולם מצפים לקבל הכול כאן ועכשיו, החל משירות מסוים, דרך מוצר שהזמינו מהאינטרנט ועד למענה טלפוני מול שירות הלקוחות של החברה. כתוצאה מהצורך בעבודה מהירה נוצר גם מצב של ריבוי משימות בעסק, לבעלי העסק, למנהליו ולעובדיו. כולם צריכים להתמודד עם משימות רבות יותר במהלך היום, לקוחות רבים יותר שצריך לטפל בהם, יותר טלפונים, יותר פגישות, יותר פעולות שצריך לבצע והכול צריך להיות יותר מהר, יותר מדויק ויותר מקצועי. כיצד להתמודד עם ריבוי משימות בעסק? יש כמה דרכים לעשות זאת ועדיף לאמץ כמה שיותר מהן.

#1 – עבדו עם מערכת CRM מסודרת לעסק שלכם:

אחת הדרכים הטובות ביותר להתמודד עם ריבוי משימות בעסק היא על ידי שימוש במערכת CRM מקצועית ומקיפה שתספק לכם את כל הכלים הנדרשים לכם. מערכת שכזו כבר ממזמן לא נועדה רק לניהול הלקוחות שלכם אלא תורמת גם בניהול העסק כולו, החל מניהול משימות, קביעת פגישות ושיחות, תיעוד שיחות עם לקוחות, יצירת משימות והקצאתן לבעלי תפקידים שונים במערכת ועוד. בעזרת מערכת CRM כמו זוהו, מאנדיי או מערכת מומלצת אחרת תוכלו לשפר משמעותית את התפקוד שלכם ושל העובדים שלכם בעסק, לבצע יותר משימות ובצורה מסודרת יותר. אנו בטופמי נשמח לסייע לכם בבחירת המערכת המתאימה לכם ביותר והטמעתה בארגון שלכם בצורה הטובה ביותר.

#2 – הגדירו סדרי עדיפויות:

כאשר יש משימות רבות לבצע במהלך היום ורק X שעות לבצע אותן (בהתאם לכמות שעות העובדה שלכם/של העובדים שלכם) חשוב יהיה להגדיר את סדר העדיפויות. עבודה תמיד תעסיק אותנו ולכן היא לעולם לא תיגמר. מכאן, שכדי לוודא שאנו מספיקים יותר חשוב יהיה להתמקד ב20% המשימות שמייצרות לנו 80% מההכנסה. במילים פשוטות זה אומר לעשות סדר עדיפויות ולהתחיל את היום בביצוע המשימות החשובות ביותר. בהתאם לזמן שיישאר לכם תוכלו לבצע משימות קטנות וקלות יותר בעלות השפעה קטנה יותר על החברה הן מבחינת הכנסה, הן מבחינת מוניטין, הן מבחינת כמות/סוג הלקוחות שאתם רוצים לשרת וכו'.

#3 – הימנעו מהסחות דעת:

הגורם מספר 1 לעבודה לא אפקטיבית במהלך יום העבודה הוא הסחות דעת כמובן. בין אם מדובר בטלפונים ניידים שמצלצלים לידנו וגורמים לנו לצאת מריכוז ולהתעניין בהתראה שקיבלנו או במי שלח לנו הודעה, רשת חברתית כזו או אחרת שהחלטנו להיכנס אליה במהלך היום ויכולה לסחוף אותנו לים של תוכן ועד מענה למייל בשעות שאינן מיועדות להתעסקות במייל.

#4 – הגדרת זמנים מוגדרים לכל משימה:

העריכו את הזמן הנדרש לכם לכל משימה כאשר אתם מסדרים את הלו"ז היומי שלכם/של העובדים שלכם באותו הבוקר והקצו זמני עבודה מוגדרים לכל משימה. השתדלו לעמוד בהם ולהשאיר מעט מרווחי זמן בין המשימות. לדוגמה: החליטו ששיחת אפיון עם לקוח תהיה עד 30 דקות והשאירו 15 דקות מרווח לפני המשימה הבאה במידת הצורך. לפני פגישות שאמורות להיערך עד 60 דקות, השאירו 10 דקות נוספות לפני הפגישה על מנת להתכונן אליה ולנהל פגישה אפקטיבית יותר.

#5 – בנו תהליכי אוטומציה בארגון שלכם:

עשו שימוש בכלים טכנולוגיים מתקדמים ושימוש באינטרנט ובמערכת הCRM שלכם (עליה דיברנו בסעיף הראשון) כדי לבנות תהליכי אוטומציה שמיועדים לחסוך לכם זמן עבודה משמעותי. הליכים אלו יכולים לחסוך לכם זמן בהתנהלות מול הלקוחות שלכם, בביצוע משימות שונות, שליחת עדכונים ומיילים לעובדים וללקוחות ועוד.