הנהלת חשבונות הוא שירות בלתי נפרד בכל בית עסק, קטן כגדול. בין אם אתם שוכרים רואה חשבון או מנהל/ת חשבונות תצטרכו לעבוד עם מערכת הנהלת חשבונות כדי להפיק חשבוניות ומסמכים חשבונאים אחרים ללקוחותיכם. כדי להנפיק חשבוניות בצורה חוקית יש להשתמש בפנקס חשבוניות ידני בו תמלאו את פרטי העסק שלכם, או להשתמש במערכת הנהלת חשבונות מאושרת המספקת חתימה דיגיטלית על המסמכים. בנוסף, כדאי יהיה להטמיע אותה במערכת הCRM שלכם וליהנות מיתרונות רבים ומשמעותיים בכל הקשור לשיפור תהליכי העבודה בארגון ומתן שירות יעיל ללקוחותיכם. אז איך ניתן לשלב הנהלת חשבונות והפקת חשבוניות מתוך תוכנת CRM? הינה כל מה שאתם צריכים לדעת.
מערכת הנהלת חשבונות חיצונית או הכול במקום אחד?
אנו חיים בעידן שבו האינטרנט מספק לנו את כל הכלים והתוכנות שאנו צריכים כדי לנהל את העסק שלנו בצורה הטובה והיעילה ביותר. לכן, שימוש במערכת הנהלת חשבונות אונליין תהיה אידיאלית יותר מאשר שימוש בחשבוניות ידניות והרבה יותר נוח מבחינת מעקב, דוחות נתונים, דיווחים לרשויות, ביקורות, חיסכון במקום, תרומה לטבע על ידי חיסכון בנייר והצורך בכריתת עצים ועוד. כעת נותרה השאלה האם לעשות שימוש במערכת הנהלת חשבונות חיצונית או במערכת CRM שכוללת הכול במקום אחד. ובכן, בדרך כלל תוכנת הנהלת החשבונות תהיה גוף חיצוני למערכת הCRM אך האידיאל יהיה לחבר את אותה מערכת/תוכנה למערכת הCRM שאתם עושים בה שימוש. כך למעשה תוכלו ליהנות מהיתרונות הרבים של איסוף כל המידע למקום אחד, עבודה עם מערכת אחת המציעה סנכרון מלא של כל השירותים והכלים עם נתוני המערכת, העובדים, המשימות והלקוחות – והכול במערכת אחת אליה תוכלו לגשת מכל מקום עם חיבור לאינטרנט.
שילוב אוטומציות בשילוב הנהלת חשבונות והפקת חשבוניות מתוך תוכנת CRM
אחד השימושים היותר נפוצים וחשובים במערכת CRM היא היכולת לבנות הליכי אוטומציה שונים בעסק שיחסכו זמן, מאמץ וכסף, ויאפשרו לנו להעניק שירות טוב יותר ללקוחותינו. אנו עושים זאת בטופמי ואנו בטוחים שגם אתם הייתם רוצים לשלב תהליכי אוטומציה בעסק שלכם, לחסוך זמן ועלויות, ולשפר את יעילות השירות שלכם ויעילות העבודה בקרב העובדים שלכם. באמצעות שילוב נכון של מערכת הנהלת חשבונות עם מערכת הCRM שלכם תוכלו להיות סמוכים ומבטוחים שתוכלו ליהנות מיתרונות אלה ורבים אחרים. להלן כמה דוגמאות:
- נניח שיש לכם חנות דיגיטלית ובה אתם מוכרים מוצרים אונליין. הגולשים יכולים לבצע רכישה אונליין והמערכת תנפיק עבורו חשבונית דיגיטלית מטעם בית העסק באופן אוטומטי ותשלח לו אותה במייל בתוך שניות/דקות לכל היותר. מה שיחסוך לכם את הצורך להנפיק חשבוניות באופן ידני דרך המערכת ולשלוח אותה באופן ידני אל מייל הלקוח. כאשר מדובר בכמות גדולה של הזמנות הקושי הוא אפילו רב יותר וכך גם הזמן שתצטרכו להשקיע.
- מישהו פנה אליכם בוואטסאפ והצ'אט בוט החכם שלכם הציג לו מגוון אפשרויות. בין האפשרויות היה לקבל חשבונית שלה הוא זקוק או טופס חשבונאי אחר שקשור בעסק שלכם או בעבודה עם העסק שלכם. הצ'אט בוט החכם ידע להתחבר למערכת הCRM ולשלוף משם את המסמך החשבונאי הנדרש ללקוח כיוון שמראש חיברתם את מערכת הנהלת החשבונות שלכם לתוכנת הCRM שלכם.
איך לבחור מערכת CRM שניתן יהיה להטמיע בה מערכת הנהלת חשבונות בשילוב כלים לאוטומציה?
בחירת מערכת CRM מתאימה לעסק שלכם תלויה במגוון רחב של גורמים. אנו בחברת טופמי מסייעים ללקוחותינו באפיון צרכיהם ומציאת מערכת הCRM המתאימה להם ביותר, תוך ביצוע הטמעה של המערכת בארגון על מגוון כליה ואפשרויותיה, פתיחה והקצאה של משתמשים וגישות, יצירת תהליכי אוטומציה בארגון, חיבור כלים ומערכות (כמו מערכת הנהלת החשבונות למשל) ועוד. לפרטים נוספים צרו קשר באתר או בטלפון ונשמח לעמוד לשירותכם.