כל בית עסק כיום, בכל תחום ובכל סדר גודל, זקוק לכלים טכנולוגים שונים על מנת לנהל את העסק ולייעל את העבודה בו. בין אם אתם עובדים לבד בעסק שלכם או שיש לכם עובדים, מחלקות שונות ואפילו סניפים שונים – תצטרכו לעשות שימוש בכלים שונים על מנת לנהל משימות בעסק, לנהל את הלקוחות שלכם, מסמכי הנהלת חשבונות, את המוצרים והשירותים שלכם, לנהל את ההזמנות מהלקוחות בעסק ועוד. כעת עולה השאלה האם אתם צריכים מערכת CRM או מערכת לניהול פרויקטים? מה ההבדל בין מערכות CRM לעומת מערכות לניהול פרויקטים? וכיצד לבחור את המערכת המתאימה לכם ביותר? בואו ונבחן את הנושא.

ניהול הלקוחות בעסק שלנו מול ניהול פרויקטים:

כדי להבין את ההבדל בין מערכות CRM לעומת מערכות לניהול פרויקטים חשוב להבדיל בין מהות השימוש במערכות השונות. מערכת CRM היא מערכת לניהול קשרי לקוחות (כך היא נקראת באנגלית) וזו גם מהות השימוש העיקרית בה. כלומר, גם אם יש לנו משימות או פרויקטים לנהל אלה יהיו קשורים באופן ישיר ללקוחות. לדוגמה: קביעת פגישה עם לקוח Y ביום Z או לקוח שביקש לשנות את הכמות שלו בהזמנה וכו'. מערכת לניהול פרויקטים לעומת זאת תהיה קשורה לניהול פרויקטים ומשימות באופן כללי בחברה שלכם. לדוגמה: לשלוח מייל לרשימת התפוצה, להכין מאמר לאתר, לקנות קישורים לאתר X, להכין תוכן לקמפיין Y, לבדוק קורות חיים של מועמדים חדשים לעמדה Z וכו'. כעת תוכלו לבחון את הדגשים השונים לבחירת מערכת שכזו ולבחון את ההתאמה של המערכת שאתם צריכים לצרכים שלכם.

מהם הדגשים לבחירת מערכת CRM או מערכת לניהול פרויקטים?

• מהות העבודה – אז כפי שאמרנו, אחד הפרמטרים החשובים ביותר לבחירת מערכות CRM לעומת מערכות לניהול פרויקטים ולהיפך זו כמובן מהות העבודה שלכם. מערכת CRM יכולה לספק לכם מגוון כלים לניהול הלקוחות ומחלקות שונות בארגון שלכם, כולל לעתים כלי לניהול משימות ופרויקטים, ואילו מערכת לניהול פרויקטים תתמקד רק בנושא זה.
• כמות העובדים – גודל הצוות שלכם עשוי לקבוע גם הוא את הכלים שתעבדו עמם שכן צרכי הארגון שלכם עשויים להיות שונים בין ארגון של כמה עובדים לחברה עם 100 עובדים.
• תקציב – כל כלי עולה כסף וככל שתצטרכו לאפשר יותר גישות למשתמשים ועובדים ייתכן וזה יעלה לכם יותר. לכן, גם מחיר הכלי והשימוש בו עשויים להיות ההבדל בין המערכות שתבחרו לעבוד אתם. בין אם מדובר במערכת לניהול פרויקטים ומערכת CRM.
• תקופת ניסיון – אין דרך טובה יותר לבחון את התוכנה מאשר תקופת התנסות בה. לעתים יש מערכות שמאפשרות תקופה של שבועיים, חודש ולעתים אפילו חודש וחצי של ניסיון במערכת על מנת לבחון את הכלים ואופן השימוש בה כדי לקבל החלטה מושכלת יותר האם להשקיע בה.
• תמיכה ושירות – ככל שתצמחו כך יהיה חשוב יותר לעבוד עם מערכת שתספק לכם שירות לקוחות זמין, אמין ומקצועי. אין לדעת עם אילו אתגרים תצטרכו להתמודד בהמשך ולכן חשוב שתהיה תמיכה זמינה ואיכותית שתעמוד לשירותכם. לעתים זה אפילו עשוי לעלות לכם בלקוחות במידה ולא תקבלו שירות בזמן.

מערכות CRM לעומת מערכות לניהול פרויקטים – אז מה באמת מתאים לכם?

כאמור יש מגוון פרמטרים שעשויים להשפיע על בחירת המערכת. בראש ובראשונה תצטרכו לבחור אם אתם רוצים לעבוד עם מערכת CRM כמו ZOHO או מערכת לניהול פרויקטים כמו MONDAY. במערכות CRM מסוימות כמו ZOHO למשל תוכלו לנהל פרויקטים באמצעות כלים פנימיים של המערכת כמו ZOHO PROJECTS. כלי שתוכנן על ידי ZOHO לשילוב במערכת הCRM שלכם המאפשר לכם גם לנהל פרויקטים ומשימות בצורה הטובה ביותר. אין כלים מסוג זה בכל מערכת CRM ולצערנו גם לא כל מערכת CRM מאפשרת חיבור חיצוני למערכות מסוג זה. לעתים כלים לניהול משימות במערכות CRM המיועדים לניהול פרויקטים יכללו מספר פונקציות בסיסיות בלבד.

רוצים  לבחור את המערכת המתאימה לכם ביותר ולא יודעים היכן להתחיל? צרו עמנו קשר בטופמי והצוות המקצועי שלנו ישמח לעמוד לשירותכם החל משלב הייעוץ ועד לשלבי ההטמעה של המערכת בארגון שלכם.