הנהלת חשבונות היא חלק בלתי נפרד מהפעילות של כל בית עסק בישראל הפועל על פי החוק. בין אם אתם מבצעים את פעולות הנהלת חשבונות שלכם בעצמכם ובין אם באמצעות מנהל חשבונות או רואה חשבון מטעמכם, הרי שתצטרכו להיעזר במערכת לביצוע פעולות אלה. אם בעבר היו מסתמכים על קבלות/חשבוניות פיזיות הרי שכיום עובדים עם מערכות טכנולוגיות שונות שבאמצעותן ניתן לשפר ולייעל את העבודה הזו, לעקוב אחר נתונים חשבונאים שונים של בית העסק, להנפיק חשבוניות ומסמכים ללקוחות בלחיצת כפתור (ולעתים גם באופן אוטומטי) ולגשת לנתונים בכל עת ומכל מקום עם חיבור לאינטרנט. כעת השאלה הנשאלת היא האם כדאי לנהל את החשבונות של העסק באמצעות מערכת הנהלת חשבונות חיצונית או באמצעות מערכת CRM הכוללת גם שירותים אלה.

מהי מערכת CRM ואילו כלים היא כוללת?

מערכת CRM הינה מערכת לניהול לקוחות. כמעט כל בית עסק כיום משתמש בה ומי שלא משתמש במערכת שכזו כדאי לו לעשות שימוש בה. היא עוזרת לניהול מגוון צרכים שונים בארגון, החל מניהול העובדים, ניהול משימות, ניהול הלקוחות כמובן (שזו מהות המערכת) וכן היא מספקת גם כלים שונים ומשלימים לתפעול השוטף של העסק, ביניהם לעתים גם כלים להנהלת החשבונות בעסק. מערכת CRM איננה מערכת הנהלת חשבונות מלאה אך לרוב תספיק לעסקים קטנים המעוניינים להנפיק חשבוניות/קבלות ללקוחות ומסמכים בסיסיים.

האם הכלים של מערכת CRM מספיקה לניהול החשבונות של העסק?

התשובה אולי תפתיע אתכם אך בדרך כלל היא לא. מערכת CRM כוללת כלי הנהלת חשבונות מאוד בסיסיים שיתאימו לרוב לעסקים קטנים. מערכות חיצוניות כוללות מגוון רחב יותר של כלים שיוכלו לשמש בעלי עסקים בינוניים וגדולים יותר. כמו כן, במידה ואתם עושים שימוש בעסק שלכם בהוראת קבע מול הלקוחות שלכם גם את זה בדרך כלל מערכת CRM לא תוכל לספק לכם, ללא קשר לגודל העסק שלכם. עניין של טכנולוגיה ואבטחת מידע בדרך כלל, משהו שיש למערכות חיצוניות בנוגע לשימוש בהוראות קבע וחיובים קבועים ללקוחות ובדרך כלל אין אותם במערכת CRM. אז למי כן מתאים להשתמש דווקא במערכת CRM? כפי שאמרנו, לעסקים קטנים, אולי עד עסקים בינוניים, המעוניינים להנפיק חשבוניות ואולי לסלוק עסקאות בכרטיס אשראי ללקוח.

מערכת הנהלת חשבונות חיצונית – מה היא כוללת ולמי היא מומלצת?

מערכת חיצונית לעומת מערכת CRM תספק מגוון כלים מתקדמים יותר לבעלי עסקים ולכן עסקים בינוניים וגדולים יעשו שימוש במערכת חיצונית בדרך כלל. להוציא את נושא החשבוניות והקבלות יוכלו בעלי עסקים ליהנות מכלים מתקדמים של הצעות מחיר מסודרות, ניהול מלאי, ניהול תהליכי ייצור, ניהול ספקים ועוד. במילים אחרות – ניהול הליכים מורכבים יותר הקשורים להנהלת החשבונות והכספים בארגון. תחום זה מתחלק למערכות ERP ומערכות אינטרנטיות להנהלת חשבונות. מערכות ERP הינן מפותחות יותר ומאפשרות ביצוע פעולות נוספות כמו פריוריטי, חשבשבת וכד'. לרוב אלה מקושרות גם למערכות של רשויות המיסים וניתן יהיה לשגר מהן דוחות לרשויות ולבצע הצהרות תקופתיות על בית העסק. כיום גם מערכות אינטרנטיות כמו אייקאונט, חשבונית ירוקה ואחרות נחשבות למערכות מפותחות ומתקדמות המספקות מגוון רחב של פתרונות.

האם ניתן לחבר בין מערכת CRM למערכת הנהלת חשבונות חיצונית?

במידה ומדובר במערכת הנהלת חשבונות מקצועית ומתקדמת תהיה לה אפשרות להתחבר למערכות CRM שלכם. כל שצריך הוא לאפיין את צרכי הארגון שלכם ולחבר את הכלים הנכונים למערכת שלכם. אפיון מקדים והתאמת מערכת הCRM או מערכת חיצונית לניהול הפיננסי של הארגון שלכם שתוכלו להתחבר למערכת הCRM שלכם ייעשה על ידי הצוות המקצועי שלנו בטופמי בשילוב עם בעל העסק. לאחר מכן נוכל לסייע לכם בבחירת המערכות והכלים לעבודה השוטפת שיספקו את כל הצרכים המקצועיים שלכם, במקסימום אפקטיביות ובמינימום עלויות.