משימות הן חלק בלתי נפרד מהליך העבודה בכל ארגון. ללא קשר לתחום העיסוק של הארגון או תפקידו של העובד, יום העבודה וככל הנראה גם מהלך השבוע והחודש יהיו בנויים מלו"ז עבודה המורכב ממשימות שונות, מטרות שיש להשיג, פגישות ועוד. כל אלו דורשים תכנון, מעקב ולרוב גם דיווח.
כדי לעשות זאת בצורה יעילה ופרודוקטיבית מומלץ להשתמש במערכת CRM. באמצעות מערכת זו תוכלו לנהל את הלקוחות שלכם, הלידים המגיעים אליכם מרחבי הרשת, לבצע אינספור פעולות חשובות נוספות וכמובן לנהל את המשימות בארגון בצורה יעילה ומהירה.
מדוע חשוב לעבוד עם תוכנת CRM עם אפשרות לניהול משימות?
כל ארגון וכל עובד מנוהלים באמצעות משימות. חלקן משימות יחידניות וחלקן משימות קבוצתיות של כמה אנשים הנדרשים בביצוע המשימה, שיתוף וחלוקת מידע במטרה להשיג את המטרה הקולקטיבית. באמצעות מערכת זו תוכלו לנהל בצורה פרודוקטיבית יותר את המשימות, לוחות הזמנים וצוותי האנשים בארגון שלכם ובעבודה השוטפת.
כך תוכלו להשיג ביצועים טובים יותר, לשפר את התפוקה, את השירות ללקוחות, את עבודת הצוות בין העובדים ועוד. במקרה של פרויקט המתעכב למשל תוכלו לקבל תובנות אודות המקור המעכב את הפרויקט ולטפל בו באופן מהיר ונקודתי.
היתרונות העיקריים של תוכנת CRM לניהול משימות
- שיפור תפוקה – תארו לכם מצב שבו העובד מגיע לשולחן העבודה המבולגן שלו, מרוב פתקיות עם משימות שהוא צריך לבצע הוא לא יודע מה לעשות קודם, הוא לוקח פתקית, מבצע את המשימה, מבצע עוד אחת ובסוף היום באים אליו בטענות מדוע משימות X ו-Y לא בוצעו והוא נשאר ללא תשובה. באמצעות ניהול משימות מסודר ניתן לשפר את התפוקה, להספיק יותר עבודה, לעבוד בשולחן עבודה מסודר יותר ועוד.
- שירות לקוחות – ניהול משימות יעיל יותר מתקשר באופן ישיר, איך לא, גם ללקוחות החברה. מרבית המשימות בחברה עשויות להיות קשורות ללקוחות באופן ישיר או עקיף ולכן התנהלות מסודרת שתוביל לביצוע משימות בצורה מעילה ויעילה יותר מבלי לדלג או לשכוח משימות, תסייע באספקת שירות טוב יותר ללקוחות שלכם.
- יעילות וחיסכון בזמן – המשימה הראשונה על הבוקר היא להכין רשימת משימות למהלך יום העבודה. כאמור שימוש במערכת CRM לניהול משימות תוכל לסייע לעבודה בצורה מסודרת ויעילה יותר אשר תחסוך בזמן עבודה יקר. כמו כן תיעדוף המשימות תוכל לאפשר ניהול זמן יעיל יותר לעובד שיוכל לבחור אילו משימות לבצע בשעות שהוא ערני ופרודוקטיבי יותר.
- סנכרון מלא – השימוש במערכת CRM מאפשרת סנכרון מלא בין המשימות למידע אודות לקוחות, מאפשרת בקרה מהירה ודיווח לגורמים נוספים בארגון, ניתוב משימות לעובדים הרלוונטיים וסנכרון מלא במקרה של משימות קבוצתיות לטובת השגת מטרה קולקטיבית.
- תזכורות בדיוק שצריך – מערכות CRM רבות מאפשרות לשלוח תזכורת למחשב/למייל/לטלפון עבור משימות חשובות שלא סובלות דיחוי. תזכורות אלו יוכלו להופיע בפנינו גם בימים לחוצים ומרובי משימות ולוודא שלא נשכח לבצע את המשימה הרלוונטית.
- אפשרויות תיעדוף – עם מערכת קלילה ונוחה לתפעול ניתן לבצע תיעדוף של המשימות ולהשאיר משימות קלות דווקא לסוף היום, להתחיל מהקשות כשאתם יותר ערניים או להתחיל דווקא מהקלות, לסיים אותן מהר ולעבור למשימות היותר מאתגרות.
- מוטיבציה – כאשר מסמנים V על משימות שהושלמו זה משפר את המוטיבציה של העובד שמרגיש שהוא כבר אחרי הספק מסוים ומרוצה מההתקדמות שלו ברשימת המשימות.
לסיכום, מערכת CRM היא מערכת לניהול קשרי לקוחות. יש בה הרבה מאוד פיצ'רים החיוניים לניהול העבודה, הלקוחות והעובדים בעסק. אחד הפיצ'רים החשובים הוא כלי לניהול משימות עם מגוון יכולות להוספה/הסרה ועריכה של משימות, תיעדוף משימות, שליחת תזכורות ועוד.
שימוש במערכת לניהול משימות הופכת את העבודה למסודרת, יעילה ומקצועית יותר. היא תורמת במתן שירות טוב יותר ללקוחות, הגדלת התקופה בעבודה וסנכרון מלא של הנתונים בתוך הארגון. אם עדיין אין לכם מערכת CRM או כלי לניהול משימות בארגון שלכם זה הזמן ליצור עמנו קשר ונשמח לעמוד לשירותכם.