מערכת CRM היא מערכת המאפשרת לכל עסק/ארגון לנהל היטב את הלקוחות, המשימות והעבודה בחברה. חברות רבות היום עושות שימוש במערכות CRM ולמעשה כמעט כל חברה עושה שימוש כזה או אחר במערכת שכזו.

השלב החשוב ביותר בעבודה עם מערכת CRM היא לבחור את המערכת הנכונה עבורכם, שכן לכל עסק יש צרכים שונים, תקציב שונה, כמות לקוחות שונה, אופי פעילות שונות ועוד. כמו כן מערכות CRM יהיו שונות אחת מהשנייה במגוון פרמטרים, כלים, שירות, מחיר ועוד. בכתבה זו נסקור כמה מהטעויות הנפוצות ביותר בבחירת מערכת שכזו לעסק ולכן כאשר אתם באים לבחור מערכת המתאימה לצרכים שלכם כדי להימנע מטעויות אלה.

השלב החשוב ביותר בעבודה עם מערכת CRM היא לבחור את המערכת הנכונה עבורכם, שכן לכל עסק יש צרכים שונים, תקציב שונה, כמות לקוחות שונה, אופי פעילות שונות ועוד. כמו כן מערכות CRM יהיו שונות אחת מהשנייה במגוון פרמטרים, כלים, שירות, מחיר ועוד. בכתבה זו נסקור כמה מהטעויות הנפוצות ביותר בבחירת מערכת שכזו לעסק ולכן כאשר אתם באים לבחור מערכת המתאימה לצרכים שלכם כדי להימנע מטעויות אלה.

לא לעבוד עם מערכת CRM בגלל שהעסק קטן

טעות נפוצה ראשונה היא בעלי עסקים קטנים שלא עובדים עם מערכת CRM כיוון שלטענתם בעסק הקטן שלהם אין צורך במערכת זו. ובכן גם עסקים קטנים צריכים לעבוד בצורה מסודרת ומאורגנת, לדעת בדיוק היכן הלקוחות שלהם עומדים ולתת להם מענה מהיר ומקצועי יותר.

למחשבה זו שהעסק קטן ולכן לא צריך מערכת CRM אין ביסוס מקצועי. בנינו – עלויות מנוי חודשי למערכת CRM לעסק קטן צנועות מאוד כיום ולכן גם עסקים קטנים יכולים להכניס את היד לכיס (ולא עמוק במיוחד) ולאפשר לעצמם שימוש במערכת שכזו על מגוון יתרונותיה.

לבחור את המערכת על פי העלויות

טעות נוספת היא לבחור תוכנת CRM לפי העלויות שלה. עלויות החבילות והשימוש במערכת עשויות להשתנות בהתאם לאינספור פרמטרים שונים: כמות הכלים שיש לבעל העסק גישה אליהם, כמות משתמשי קצה, החברה שבבעלותה התוכנה, סוג שירות הלקוחות שלה ועוד מגוון רחב של פרמטרים שאין לכם שליטה עליהם – מה שיש לכם שליטה עליו הוא בחירת מערכת המתאימה לצרכים שלכם, עם כלים המתאימים לצרכי העסק שלכם, כאשר ההבדלים במחיר יהיו קטנים בדרך כלל.

לא בודקים המלצות לפני השימוש במערכת

בחירת מערכת CRM מבלי לבדוק המלצות עליה היא לא דבר מומלץ. כמו כל שירות או מוצר אתם תעדיפו לרכוש או להשתמש רק לאחר שתשמעו או תקראו עליו המלצות. כדאי גם לקרוא חוות דעת פחות חיוביות כדי לדעת בדיוק מול מי ומה אתם עומדים. אין לבסס את ההחלטה על השימוש במערכת רק על סמך תחושת בטן בלבד.

שירות לקוחות אנושי או מקוון?

אנו חיים במציאות שבה המענה האנושי הופך לאט לאט לאוטומטי באמצעות תוכנות שונות, רובוטים, מחשבים ועוד. הבעיה היא שאין תחליף מקיף למענה האנושי. לכן במקרה של תקלה או שירות מסוים שאתם צריכים מהמענה האנושי של החברה – לא תוכלו לקבל אותו מהמענה האוטומטי או הדיגיטלי. 

בחירת מסלול לא נכון

בחירת מסלול לא נכון או חבילה לא נכונה עשויה לגרום לכך שלא רק שלא תפיקו את המירב מהשימוש במערכת אלא גם תשלמו על כך כסף מיותר. בטווח של שנה זה עשוי להיות מאוד משמעותי מבחינה כלכלית. כדאי להשקיע מעט זמן ללמוד את המערכת, אפילו להתנסות בה בחבילה חינמית לזמן מוגבל שכל מערכת מעניקה כיום, לבחון את הכלים והמסלולים השונים ורק אז לבחור את החבילה המתאימה ביותר לצרכים שלכם. 

אורך התוכנית

טעות נפוצה נוספת היא לסגור את החבילה לשנה מראש כבר מההתחלה. מערכת CRM היא לא מערכת שמחליפים כל יום, חודש או שנה. ברגע שאתם עושים שימוש במערכת יהיה לכם קשה להעביר את המידע בה למערכת אחרת ולא אם היא לא תתאים לכם תצטרכו להחליף אותה ולאבד את כל המידע בדרך. ההמלצה שלנו היא לעשות קודם מנוי חודשי, אפילו במחיר של תשלום מעט גבוה יותר אך עם פחות התחייבות. לבחון את המערכת ובמידה וזו תתאים לכם לעשות את המנוי השנתי.